Un comú más digital
Desde la secretaría general hemos impulsado cambios para que el comú trabaje con menos papel, más datos y procesos más claros.
Cero papel
Los papeles y los correos circulaban en paralelo al gestor documental y costaba saber dónde estaba la última versión. Hicimos de Annexa el único lugar de trabajo y cerramos los circuitos paralelos.
Inteligencia artificial en la administración
Las mismas preguntas sobre manuales, procedimientos y normativa llegaban por correo y por teléfono, y hacían crecer el trabajo interno de la administración. Pusimos en marcha un chatbot interno de inteligencia artificial que responde a partir de la documentación de la casa. Al ser una herramienta interna, controla la documentación que se sube y es inaccesible desde fuera, lo que garantiza las mejores prácticas en seguridad de la información y protección de datos.
Un concurso a ciegas para ponerle nombre
Diseñé una plataforma para hacer un concurso a ciegas y elegir el nombre del chatbot, con un iPhone de premio. La web se incrustó en la intranet del Comú d'Encamp. Cualquier persona trabajadora proponía un nombre y una contraseña, y la web le mostraba una pantalla con el nombre y un código (token) en formato hexadecimal, resultado de aplicar un algoritmo a la contraseña. Así nadie podía saber de quién era cada nombre ni conocer la contraseña para usurparlo. Los nombres propuestos se publicaban en la web.
Después llegó la votación. Cada persona trabajadora podía votar los diez mejores nombres, y los consellers eligieron el mejor de esos diez. El día de la cena de Navidad se anunció el nombre ganador. Quien lo había propuesto se presentó, dijo la contraseña, se aplicó el algoritmo y el código resultante coincidió con el que acompañaba al nombre ganador. El nombre elegido fue SOMIA.
Gestión del dato
Una administración que quiere servir mejor a la ciudadanía necesita saber qué datos tiene, quién se hace cargo y cómo se tratan. Pusimos en marcha un proyecto integral de gobierno del dato para hacerlo fácil de usar, con las mejores prácticas de tratamiento.
Atención a la ciudadanía
Rediseñamos el front-office de los trámites para que la atención fuera centralizada, ordenada y pusiera a la persona en el centro. En el teléfono creamos un puesto de trabajo nuevo en la centralita, con los niveles de respuesta clasificados, para dar un mejor servicio.